Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

BusOffer.com is een handelsnaam van Racks B.V., KVK 74865684, Oosterlaan 24, 2101 ZR Heemstede. Dat bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via dit platform worden verzameld. Voor vragen kun je contact opnemen via hallo@busoffer.com.

2. Welke gegevens we verzamelen

• Zoekgegevens: vertreklocatie, bestemming, eventuele tussenstops, datum en tijden, groepsgrootte, gekozen bustype en, als je dat invult, een dagprogramma.
• Contactgegevens: naam en e-mailadres (altijd verplicht om een prijsvergelijking of aanvraag af te ronden) en telefoonnummer. Je telefoonnummer is niet verplicht als je alleen prijzen opvraagt, en wel verplicht als je een reservering aanvraagt, omdat het busbedrijf je daarover belt.
• Berichten: eventuele aanvullende informatie die je meestuurt bij een reserveringsaanvraag, je berichten aan een busbedrijf, je vragen aan ons team en je gesprek met de AI-assistent in het hulpvenster (zonder je contactgegevens, zie artikel 5).
• Technische gegevens: je IP-adres, heel even, om misbruik van onze formulieren tegen te gaan (zie artikel 5), wat er in je eigen browser wordt bewaard (zie het overzicht in artikel 6) en, alleen met je toestemming, wat Google Analytics meet (ook artikel 6).
• Wat je ons na je rit laat weten: of de rit is doorgegaan, en met welk busbedrijf.
• Een beoordeling, als je die schrijft: je sterren, je tekst en je naam zoals je die zelf op de site laat zetten.
• Waar je aanvraag begon: op welke pagina van onze site je het zoekformulier invulde, en van welke website je bij ons kwam. Van die website bewaren we alleen de naam, zoals google.nl, of de naam van een campagne. Daar is geen cookie voor nodig.
• Heb je een zakelijk account voor je organisatie: de gegevens van de organisatie, van jou en je collega’s, en wat jullie daar zelf invullen. Dat staat in artikel 9, "Een zakelijk account".

3. Waarvoor we deze gegevens gebruiken

• Om je een persoonlijke prijsvergelijking te tonen (grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou als gebruiker van het platform).
• Om je aanvraag of interesse door te sturen naar de door jou gekozen vervoerder (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
• Om het platform te beveiligen en te verbeteren (grondslag: gerechtvaardigd belang).
• Voor analytische cookies, uitsluitend met jouw toestemming (grondslag: toestemming).

4. Delen met derden

Wanneer je interesse toont in een aanbod of een boeking aanvraagt, delen we de door jou verstrekte gegevens (naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en je bericht) met de betreffende vervoerder, zodat die rechtstreeks contact met je kan opnemen. We verkopen je gegevens nooit aan derden en delen ze niet breder dan noodzakelijk voor het afhandelen van je aanvraag.

Vraag je op je prijsoverzicht het telefoonnummer van een busbedrijf op, dan laten we dat bedrijf weten dat je waarschijnlijk gaat bellen. Het krijgt dan je route, de datum, het aantal personen en het nummer van je aanvraag, maar niet je naam of je e-mailadres.

Vraag je een reservering aan of stel je een vraag bij een busbedrijf dat nog niet bij BusOffer.com is aangesloten, dan sturen we dat bedrijf een e-mail om het uit te nodigen. Daarin staan je naam, je vertrek- en bestemmingsadres zoals je ze hebt ingevuld, de datum en het aantal personen. Je e-mailadres en je telefoonnummer staan er niet in.

Rijdt een aangesloten busbedrijf op de dag van je rit al een rit die bij jouw vertrekpunt in de buurt eindigt, dan kan dat bedrijf je aanvraag zien om je een aanbod te doen, ook als je het zelf niet hebt benaderd. Het ziet dan je vertrek- en bestemmingsadres zoals je ze hebt ingevuld, de datum, de vertrektijd en het aantal personen. Je naam, e-mailadres en telefoonnummer ziet het pas als jij op dat aanbod ingaat: als je een boeking aanvraagt, laat weten dat je met hen hebt geboekt, of het bedrijf een bericht stuurt.

Schrijf je een beoordeling, dan staat die openbaar op de pagina van het busbedrijf, met je naam zoals je die zelf laat tonen. Standaard is dat alleen je voornaam.

Daarnaast gebruiken we diensten van andere bedrijven. Per dienst staat hieronder wat er naartoe gaat.

• Vercel (Vercel Inc., Verenigde Staten) host de site. Het deel van de site dat met je gegevens werkt, draait in hun datacenter in Frankfurt. Zoals bij elke website ziet Vercel daarbij je IP-adres, en het houdt een logboek bij van de verzoeken aan de site.
• Neon bewaart onze database, in een datacenter in Frankfurt. Alles wat je op de site invult, staat daar.
• Mailgun verstuurt onze e-mails, via zijn servers in de Europese Unie. Elke mail die wij jou sturen, en elke mail over jouw aanvraag aan een busbedrijf, gaat daar doorheen.
• ImprovMX ontvangt de mail die je naar een adres van busoffer.com stuurt, zoals hallo@busoffer.com, en stuurt die door naar onze mailbox bij Google (Gmail). In die mailbox komen ook de meldingen die de site ons zelf stuurt, bijvoorbeeld over een nieuwe vraag aan ons team, met je naam en je vraag erin.
• PDOK, de landelijke adressenregistratie van de overheid (Kadaster), helpt ons een Nederlands adres te vinden. Terwijl je een adres typt, en als we je route uitrekenen, gaat de tekst van dat adres daarheen, met huisnummer en postcode als je die invult. Dat vraagt onze eigen server, dus PDOK krijgt je IP-adres niet, en ook niet je naam of je e-mailadres.
• openrouteservice (HeiGIT, Heidelberg) rekent uit hoeveel kilometer je rit over de weg is. Daar gaan alleen coördinaten heen, afgerond op ongeveer honderd meter: geen adres, geen naam en geen e-mailadres. Zo'n afstand vragen we één keer op en bewaren we, zodat dezelfde route niet bij elk bezoek opnieuw wordt opgevraagd.
• Google Maps (Google Ireland Limited) tekent je route op een echte kaart op je prijsoverzicht. Die kaart laadt meteen als je die pagina opent, ook als je in onze cookiemelding alleen de noodzakelijke cookies hebt gekozen, omdat de route op de kaart bij het prijsoverzicht hoort. De punten van je route gaan daarbij naar Google als coördinaten, niet als adres, en zonder je naam of e-mailadres. Heb je een volledig adres ingevuld, dan ligt zo'n punt wel precies op dat adres. Net als bij elke dienst die je browser iets laat ophalen, ziet Google ook je IP-adres, welke browser je gebruikt en vanaf welke pagina de kaart wordt opgevraagd, en Google kan daarbij eigen cookies plaatsen. Op alle andere schermen waar je route staat, zoals bij een busbedrijf, komt de kaart pas als iemand op de knop drukt. Wat Google met die gegevens doet, staat in het privacybeleid van Google (policies.google.com/privacy). Op een aantal pagina’s over een stad of een locatie (bijvoorbeeld waar een touringcar mag stoppen) staat ook een kaart van Google Maps. Die laadt pas als je zelf op “Bekijk de plekken op de kaart” klikt; tot dan gaat er niets naar Google. Op die kaart staan alleen de plekken uit onze bronnen, niets over jou.
• Google Analytics (Google Ireland Limited) gebruiken we alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Wat er dan naartoe gaat, staat in artikel 6.
• Sentry (Functional Software, Inc.), met opslag in de Europese Unie, krijgt van ons een melding als er op de site iets misgaat. Zo'n melding gaat over de fout: welke soort pagina, welke browser en waar in onze code het misging. Van een persoonlijke pagina, zoals je prijsoverzicht, sturen we alleen de soort pagina mee en niet het nummer van je aanvraag. We sturen er geen naam, e-mailadres, IP-adres, cookies of zoektekst mee, en we nemen niet op wat je op je scherm doet of welke pagina's je daarvoor bekeek.
• Anthropic (Claude), alleen als de AI-hulp in het hulpvenster aan staat; het venster zegt er dan zelf bij dat je met een AI-assistent praat. Stel je daar een vraag, dan gaat de tekst van dat gesprek naar Anthropic, dat het antwoord schrijft uit onze eigen uitleg. Wij bewaren het gesprek zes maanden, om te zien waar bezoekers vastlopen en de site te verbeteren; e-mailadressen en telefoonnummers die je intypt halen we er eerst uit, en er staat geen naam, IP-adres of cookie bij. Daarna gaat het vanzelf weg. Stel je na het gesprek je vraag aan ons team, dan staat het gesprek al ingevuld in je vraag; je ziet wat je verstuurt en kunt het aanpassen. Zet er dus geen gegevens in die je niet kwijt wil. Ook kan een medewerker van BusOffer.com de tekst van een vraag aan ons team laten voorleggen aan Anthropic, dat dan een conceptantwoord opstelt. Dat gebeurt alleen op het moment dat een medewerker daarvoor kiest, nooit automatisch; je naam, je e-mailadres en je telefoonnummer halen we er eerst uit. Wat je zelf in je bericht hebt geschreven kunnen we niet wegpoetsen. Het conceptantwoord wordt altijd door een mens gelezen en aangepast voordat je het krijgt. En typ je boven het zoekformulier in één zin wat je zoekt ("Liever in één zin?"), dan gaat die zin naar Anthropic, dat er de vertrekplaats, de bestemming, de datum en het aantal personen uit haalt om het formulier voor je in te vullen. Die zin bewaren wij niet: niet in onze database, niet in een logboek en niet in een foutmelding. Zet er dus geen gegevens in die er niet voor nodig zijn.
• Google of Apple, alleen als je je rit inspreekt met de microfoon naast "Liever in één zin?". Dan zet je eigen browser je stem om naar tekst. Dat doet de browser met een dienst van zijn maker: Google bij Chrome en Edge, Apple bij Safari. Je browser vraagt je eerst toestemming voor de microfoon. Wij krijgen geen geluid en nemen niets op; we krijgen alleen de tekst, en daarmee doen we hetzelfde als met een zin die je typt (zie hierboven bij Anthropic). Wat Google of Apple met het geluid doet, staat in hun eigen privacybeleid. Wil je dat niet, typ je zin dan, of vul het formulier zelf in.

5. Bewaartermijn

We bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Het opruimen doet de site zelf, automatisch, volgens de termijnen hieronder.

Opruimen betekent: je naam, e-mailadres en telefoonnummer gaan eraf; alles wat je zelf hebt geschreven, zoals je opmerkingen, je dagprogramma en je berichten aan busbedrijven, wordt gewist; van je adressen blijft alleen de plaatsnaam over; en de e-mails over je aanvraag en een offerte die een busbedrijf je stuurde, worden verwijderd. Wat er dan overblijft (de plaatsen, de datum, de groepsgrootte en het bedrag) zegt niet meer wie je bent. Dat houden we voor de boekhouding en de statistieken.

• Een aanvraag waarbij je geen reservering hebt aangevraagd: een half jaar nadat je rit voorbij is, en nooit eerder dan een half jaar na je aanvraag.
• Een aanvraag met een reservering: twee jaar na de dag van je rit. Zolang je rit nog moet komen, ruimen we niets op.
• Berichten tussen jou en een busbedrijf: twee jaar na het laatste bericht, of eerder als je aanvraag wordt opgeruimd.
• Een vraag aan ons team: een jaar nadat hij is afgesloten, of twee jaar nadat er voor het laatst iets aan veranderde als hij nooit is afgesloten. Dan gaan je naam, je e-mailadres, de berichten en de e-mails erover weg.
• Kopieën van de e-mails die de site verstuurt: een jaar, of eerder als de aanvraag waar ze over gaan wordt opgeruimd. Facturen, creditnota's en betaalherinneringen aan busbedrijven vallen onder de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Je naam staat daar niet op; van een rit staan er de datum en de route op.
• Adressen die we hebben opgezocht: om een adres niet elke keer opnieuw te hoeven opvragen, onthouden we welke plek bij de ingetikte tekst hoort. Daar staat geen naam, e-mailadres of aanvraag bij. Dit geheugen ruimen we niet vanzelf op.
• De rem op onze formulieren: om te voorkomen dat iemand onze formulieren volspamt, nummers van aanvragen probeert te raden of wachtwoorden uitprobeert, tellen we hoe vaak er vanaf hetzelfde IP-adres, en bij sommige formulieren met hetzelfde e-mailadres, iets wordt verstuurd. Zo'n telling loopt hoogstens een uur en wordt daarna binnen het uur weggehaald.
• Reservekopieën: van de database maken we elke dag een reservekopie die twee weken blijft staan, en elke maand een die drie maanden blijft staan. Wat we hebben opgeruimd, kan daarin dus nog tot drie maanden staan.
• Onze eigen mailbox: de mail die je ons stuurt, en de meldingen die de site ons stuurt over aanvragen en vragen aan ons team, staan in onze mailbox (zie artikel 4). Die ruimt de site niet vanzelf op.
• Je beoordeling blijft op de site staan, met de naam die je liet tonen. Wil je dat hij weggaat, mail ons dan via hallo@busoffer.com.
• Een gesprek met de AI-assistent in het hulpvenster: zes maanden na je laatste vraag, daarna gaat het vanzelf weg. Er staat geen naam, IP-adres of cookie bij, en e-mailadressen, telefoonnummers, rekeningnummers en postcodes met huisnummer die je intypt halen we eruit voordat het bewaard wordt. Een naam of een straat die je zelf in je vraag zet, kunnen we er niet automatisch uithalen.

6. Cookies

We plaatsen zelf één cookie bij klanten: open je je prijsoverzicht via de link in onze e-mail, dan onthoudt je browser een geheime sleutel voor die ene aanvraag. Zo zie jij, en alleen jij, daar je eigen gegevens en kun je je aanvraag aanpassen. Log je in op een zakelijk account, dan komt daar een cookie bij die je ingelogd houdt. Daarnaast bewaren we twee dingen in je eigen browser: je keuze in de cookiemelding, en een lijstje van de aanvragen die je op dit apparaat hebt geopend. Dat heet browseropslag; het werkt als een cookie, maar gaat niet vanzelf mee naar onze server. Wat er precies staat en hoe lang, zie je in het overzicht onderaan dit artikel.

Voor analytische cookies vragen we altijd eerst je toestemming via de cookiemelding. Zet je "Analytisch" aan, of kies je "Alles accepteren", dan gebruiken we Google Analytics, van Google Ireland Limited, om te tellen hoeveel mensen welke pagina bezoeken en waar ze vandaan komen.

Kies je dat niet, dan wordt Google Analytics niet geladen en gaat daar niets heen. Met je toestemming zet Google Analytics twee cookies (_ga en _ga_ gevolgd door een code) die je browser herkennen bij een volgend bezoek. Google ziet daarbij je IP-adres, maar bewaart dat niet.

Wij sturen geen naam, e-mailadres of telefoonnummer mee, en van een persoonlijke pagina, zoals je prijsoverzicht of een link uit een e-mail, sturen we alleen de soort pagina en niet de code die erin staat. Wat je in een formulier typt gaat er ook niet heen.

We gebruiken Google Analytics niet voor advertenties: het delen van gegevens met Google voor advertenties en Google-signalen staan uit. Wat Google zelf met de gegevens doet, staat in het privacybeleid van Google (policies.google.com/privacy). Je kunt je voorkeuren op elk moment aanpassen of intrekken met "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Trek je je toestemming in, dan stopt het meten meteen en halen we de cookies van Google Analytics weg.

Welke knop je in de cookiemelding kiest, tellen we zelf mee: alleen hoe vaak per dag elke keuze is gemaakt, zonder cookie, zonder IP-adres en zonder te bewaren wie het was. Zo weten we welk deel van de bezoekers Google Analytics ziet.

Dit is alles wat er via BusOffer.com in je browser kan komen te staan:

• busoffer-cookies (browseropslag): welke keuze je in de cookiemelding hebt gemaakt. Dit blijft staan tot je het in je browser wist; met "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina pas je je keuze aan.
• busoffer-aanvragen (browseropslag): de laatste tien aanvragen die je op dit apparaat hebt geopend, met het nummer van de aanvraag, de route en de datum, zodat je ze terugvindt onder "Jouw aanvragen". Met dat nummer open je je prijsoverzicht. Je naam, e-mailadres en telefoonnummer staan daar alleen als ook de sleutel uit je e-mail in deze browser staat. Dit blijft staan tot je het in je browser wist; gebruik je een computer samen met anderen, wis het dan als je klaar bent.
• bo-sleutel- gevolgd door het nummer van je aanvraag (cookie): de geheime sleutel voor die ene aanvraag. Er staat geen naam of e-mailadres in. Deze cookie is nodig om je eigen gegevens te kunnen zien, dus we vragen er geen toestemming voor. Hij blijft 400 dagen staan, of tot je hem in je browser wist.
• _ga en _ga_ gevolgd door een code (cookies van Google Analytics): alleen als je daar toestemming voor geeft. Ze herkennen je browser bij een volgend bezoek en blijven standaard twee jaar staan; trek je je toestemming in, dan halen we ze weg.
• busoffer_sessie (cookie): alleen als je inlogt als busbedrijf of in ons beheer. Deze cookie houdt je ingelogd, zeven dagen lang of tot je uitlogt, en bevat een willekeurige sleutel en geen naam.
• busoffer_zakelijk (cookie): alleen als je inlogt op een zakelijk account. Deze cookie houdt je ingelogd, zeven dagen lang of tot je uitlogt, en bevat een willekeurige sleutel en geen naam.
• busoffer_zakelijk_in (cookie): staat naast de vorige en bevat alleen een "1", zodat bovenaan de site "Mijn account" staat in plaats van "Inloggen". Geen sleutel en geen naam; hij verdwijnt als je uitlogt of na zeven dagen.
• Op je prijsoverzicht, en op een pagina met een kaart nadat je die zelf hebt geopend, kan de kaart van Google Maps eigen cookies van Google plaatsen (zie artikel 4).

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik.

Je prijsoverzicht heeft een eigen webadres, met het nummer van je aanvraag erin. Wie alleen dat adres heeft, ziet de rit en de prijzen, maar niet je naam, e-mailadres of telefoonnummer, en kan niets aan je aanvraag veranderen. Daarvoor is ook de geheime sleutel nodig die alleen in de links in jouw e-mails staat. Busbedrijven krijgen die sleutel nooit. Wie nummers probeert te raden, houden we tegen. Stuur de link uit je e-mail dus alleen door aan wie je vertrouwt. Wil je je vergelijking met je groep delen, gebruik dan de knop "Deel met je groep": die link bevat geen sleutel.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie en verwijdering van je persoonsgegevens, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Neem hiervoor contact met ons op via hallo@busoffer.com. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Een zakelijk account

Met BusOffer Zakelijk regelt een school, vereniging, bedrijf of andere organisatie haar busritten in één account, samen met collega’s. Daarvoor bewaren we meer dan bij een gewone aanvraag. De organisatie bepaalt zelf wat ze invult over anderen, zoals de namen op een namenlijst, en is daar zelf verantwoordelijk voor. Voor die gegevens van anderen is de organisatie verantwoordelijk en zijn wij haar verwerker; de afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst, die in het account staat bij Gegevens en instellingen (ook als PDF).

• Wat we bewaren: de naam van de organisatie en haar factuurgegevens; van elk lid de naam, het e-mailadres, de rol en, als je dat invult, een telefoonnummer; de ritten van de organisatie en wie ze aanvroeg; en wat jullie zelf invullen, zoals vaste vertrekplekken, projecten, vaste wensen, de begeleider op de dag (naam en telefoonnummer), de namenlijst (namen en eventueel geboortedata) en de pagina voor deelnemers.
• Wie wat ziet: elk lid van de organisatie ziet de ritten en de gegevens van de organisatie. Een busbedrijf ziet bij een reservering de factuurgegevens, de vaste wensen en de begeleider op de dag, op hetzelfde moment dat het je naam en e-mailadres ziet (zie artikel 4). Van de namenlijst ziet een busbedrijf alleen hoeveel mensen erop staan, nooit de namen of de geboortedata. De pagina voor deelnemers kan iedereen openen die de link heeft: daar staan de rit, de tijden en de begeleider op de dag, en geen prijzen, geen busbedrijf en geen reizigerslijst.
• De herinnering voor volgend jaar: die e-mail sturen we alleen als je hem zelf aanzet, één keer, op de dag die je kiest, en alleen aan jou. Met de link onderaan die e-mail zet je al je herinneringen uit.
• Hoe lang: de namenlijst, het briefje voor de deelnemers en de begeleider op de dag halen we dertig dagen na de rit weg. Een uitnodiging aan een collega die niet meer te gebruiken is, halen we na dertig dagen weg. De ritten zelf volgen de termijnen van artikel 5. Een account dat twee jaar niet is gebruikt, heffen we op; dertig dagen, een week en 48 uur vooraf krijgen de beheerders van de organisatie een e-mail, en wie dan inlogt of op "Account behouden" drukt, houdt het account. Een beheerder van de organisatie kan het account ook zelf opheffen. Dan gaan de namen, e-mailadressen en telefoonnummers van de leden weg, en de reizigerslijsten, opstapplaatsen, projecten en seintjes. Van de ritten blijft alleen over wat de boekhouding van de busbedrijven nodig heeft: de datum, de plaatsen, de groepsgrootte en het bedrag, zonder namen. De factuurgegevens die bij een reservering naar het busbedrijf gingen (naam, adres, btw- en kvk-nummer van de organisatie) blijven op die reservering staan, zonder e-mailadres.
• Meekijken door BusOffer.com: een medewerker van BusOffer.com ziet in ons beheer welke organisaties een zakelijk account hebben, met hun leden en hun ritten. Om te helpen, bijvoorbeeld bij een vraag van jullie of om te controleren of alles goed werkt, kan hij ook meekijken in jullie account. Dat is alleen lezen: tijdens het meekijken kan hij niets veranderen, niets versturen en niets namens jullie doen, en hij logt niet in op het account van een lid. De namen en geboortedata op een reizigerslijst ziet hij ook dan niet, alleen het aantal. Moet er iets veranderen, bijvoorbeeld gegevens wissen omdat je daarom vraagt, dan doet hij dat in ons beheer en niet in jullie account. Elke keer dat er wordt meegekeken, leggen we vast wie het was en wanneer. Dat zien jullie zelf bij Collega’s, over de afgelopen dertig dagen.

10. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.